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En muchas de las visitas que hacemos a diferentes empresas nos encontramos que una constante que se repite es la existencia de numerosas hojas de Excel que nacen, se reproducen y, a veces, mueren en un hábitat natural como es la organización empresarial.
El motivo principal que origina esto, cual virus maligno, es la falta de un sistema (en este caso también sería inmunológico) que no permita la creación de los mismos. Es muy habitual encontrar malas definiciones de procesos y responsabilidades, lo cual genera la soledad del empleado ante una determinada problemática y en ese momento, su mejor aliado es la hoja de Excel. Estas hojas, con el tiempo, se mandan a otras personas que hacen nuevas versiones o introducen cambios en su estructura lo cual lleva, al cabo de unos meses, a tener que poner en marcha otro sistema para poder sacar conclusiones y tomar decisiones respecto del proceso inicial y origen de toda la cadena.
Desde FeedBackGround proponemos hacer un esfuerzo para eliminar estas hojas, aprovechando para redefinir el modelo conceptual (http://feedbackground.com/es/podemos-funcionar-sin-sistema-operativo/) y usar un sistema corporativo (ERP, CRM…) que permita tomar decisiones de forma más rápida y segura. Y en el caso que ello no sea posible por tratarse de un proceso muy específico o muy multifuncional, hoy en día existen herramientas cloud que facilitan este traspaso a un coste muy razonable. Algunas de estas herramientas pueden ser:
Tenemos casos en los que, después de un pequeño análisis, definición y formación (no más de 5 días) hemos eliminado hojas de Excel y hemos introducido una nueva solución, prácticamente, plug and play y con muchas más funcionalidades y fiabilidad que la estática hoja de Excel. No se trata de programar nada, simplemente de pensar, en base al modelo definido, cuál de las herramientas existentes en el mercado se adapta mejor y ponerla en marcha.
Un buen ejercicio para saber en qué punto se puede hacer el cambio es partir del mapa de procesos real de la compañía (no el de la ISO) y en qué casos se está usando ofimática y sería interesante poder tener algún modelo conceptual más potente y una solución tecnológica que aporte más valor que la hoja de Excel.
Potencia tus procesos (alineados con tu estrategia) en sólo 5 días y empieza a recoger los frutos.
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